ما هو النظام المحاسبي؟
هو نظام يستخدم لتنظيم البيانات المالية للمنشأة عبر قاعدة بيانات تسمح بتسجيل وتخزين المعلومات المدخلة ويتيح امكانية اجراء العديد من العمليات المالية من خلاله.
في ظل التطور الالكتروني نجد أنه من المهم في كل منشأة وجود نظام محاسبي سحابي متكامل لتنظيم جميع البيانات والعمليات المحاسبية بشكل اسرع واسهل من الاعتماد على المحاسبة اليدوية والتي ينشأ عنها الكثير من الأخطاء التي تؤثر على إعداد التقارير واتخاذ القرارات كما أنه يصعب في الغالب تحديد الخطأ لمعالجته وذلك لتراكم السجلات اليدوية وعدم وجود نظام يسجل جميع التحركات التي تم إجراؤها، بالتالي تكبر فائدة وأهمية وجود نظام محاسبي يتكفل بالأنشطة المالية للمنشأة وينجز عنه تفادي الأخطاء وتوفير الوقت والجهد.
عناصر النظام المحاسبي
تكون النظام المحاسبي من مجموعة من العناصر تتكامل فيما بينها لإنتاج معلومات محاسبية تفيد المحاسبين ومتخذي القرار
كل نظام متكامل يجب أن يتبع أربع مراحل وهي:
| الوصف | المرحلة |
|---|---|
| المستندات المالية مثل الفواتير وكشف الرواتب | المدخلات |
| جمع البيانات من المستندات وتسجيلها في الدفاتر المحاسبية | المعالجة |
| التقارير المالية بكافة أنواعها مثل قائمة المركز المالي وقائمة الدخل | المخرجات |
| ضمان فعالية سير العمليات المحاسبية وفق نظام المنشأة | المراقبة |
كما أن العناصر الأساسية للنظام المحاسبي هي:
- المستندات
- المجموعة الدفترية
- نظام القيد المحاسبي
- التعليمات والإجراءات المحاسبية
- التقارير والقوائم المالية
- الموظفين
- برامج الحاسوب والأدوات
مميزات النظام المحاسبي السحابي
يتميز النظام المحاسبي السحابي بمجموعة من المزايا التي تجعله الخيار الأمثل للمنشآت الحديثة، حيث يجمع بين المرونة والكفاءة والأمان في منصة واحدة متكاملة. تساعد هذه المميزات المنشآت على تحسين عملياتها المالية وزيادة الإنتاجية مع ضمان دقة البيانات وسهولة الوصول إليها. فيما يلي أبرز مميزات النظام المحاسبي السحابي:
- يمكن استخدامه من أي مكان على الحاسب وعلى الجوال
- سهولة الاستخدام وقابلية الفهم للمستخدمين
- إعداد القيود اليومية بسهولة وفي وقت أسرع
- سهولة إعداد التقارير المالية لوجود البيانات المسجلة مسبقا بالتالي يمكنك إعداد التقارير بشكل تلقائي في ميزان
- ضمان وجود أمن وحماية لجميع بيانات المنشأة
- انشاء المستندات بسهولة وامكانية حفظها وطباعتها في نفس الوقت، مثل: الفواتير وكشف الحساب
- تسجيل العمليات والتحركات اليومية
أهمية النظام المحاسبي
تبرز أهمية النظام المحاسبي في كونه العمود الفقري للإدارة المالية في أي منشأة، حيث يساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية وتعزيز دقة اتخاذ القرارات. في عالم اليوم المتسارع، لا يمكن للمنشآت الاعتماد على الطرق التقليدية في إدارة أمورها المالية، بل تحتاج إلى أنظمة محاسبية متطورة تواكب التطورات التقنية وتلبي احتياجات الأعمال المتزايدة. تتجلى أهمية النظام المحاسبي في عدة جوانب أساسية:
- توفير الوقت والسرعة في انجاز المهام
- تسهيل عملية اتخاذ القرارات لوجود تقارير مالية منظمة وواضحة
- امكانية متابعة الأرباح والخسائر بشكل أدق وأسهل من خلال التقارير المعدة بشكل تلقائي من النظام
- تقليل التكلفة
- توفر المعلومات حيث ان جميع البيانات والتقارير محفوظة على النظام
كيفية اختيار أفضل نظام محاسبي لمنشأتك
يمكن أن يكون اختيار النظام المحاسبي المناسب قرارًا حيويًا يؤثر على فعالية إدارة منشأتك ونجاحها. إليك خطوات لتوجيه اختيارك للأفضل:
1. تحديد الاحتياجات المحاسبية
قبل البدء في البحث عن نظام محاسبي، قم بتحديد الاحتياجات المحاسبية لمشروعك. هل تحتاج إلى إدارة الفواتير والمدفوعات؟ هل تحتاج إلى تتبع التكاليف والإيرادات؟ هل تحتاج إلى تقارير مالية دقيقة؟ هذه الأسئلة ستساعدك في تحديد الميزات والوظائف التي يجب أن يتوفر بها النظام المحاسبي.
2. البحث والمقارنة
قم بالبحث عن مزودي النظم المحاسبية المختلفين واستكشاف الخيارات المتاحة. قارن بين الميزات والوظائف المقدمة من كل نظام، واستكشاف التقييمات والآراء من المستخدمين السابقين.
3. التجربة والاختبار
قبل اتخاذ قرار نهائي، قم بطلب تجربة مجانية أو اختبار للنظام المحاسبي المرشح. قم بتقييم سهولة الاستخدام والأداء والدعم الفني المقدم من المزود.
4. التكلفة
لا تنسى أن تأخذ في الاعتبار التكلفة الإجمالية للنظام المحاسبي، بما في ذلك رسوم التركيب والصيانة السنوية. قارن بين التكاليف والفوائد المتوقعة من استخدام النظام.