تعريف شجرة الحسابات

شجرة الحسابات هي ترتيب هرمي للحسابات المالية التي يتم استخدامها في نظام المحاسبة. تُعتبر شجرة الحسابات هيكلًا تنظيميًا يوفر نظرة شاملة عن الحسابات المالية المختلفة التي تستخدم في المؤسسة أو الشركة.

طريقة إعداد شجرة الحسابات

إعداد شجرة الحسابات عملية منهجية تتطلب تخطيطاً دقيقاً وفهماً عميقاً لطبيعة أعمال المنشأة ومتطلباتها المحاسبية. تبدأ العملية بتحديد الفئات الرئيسية للحسابات والتي تشمل الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات، حيث تشكل هذه الفئات الأساس الذي يبنى عليه الهيكل المحاسبي للمنشأة.

بعد تحديد الفئات الرئيسية، يتم تقسيم كل فئة إلى مجموعات فرعية أكثر تفصيلاً لتسهيل عملية التصنيف والمتابعة. على سبيل المثال، يمكن تقسيم الأصول إلى أصول ثابتة وأصول متداولة، بينما يمكن تقسيم المصروفات إلى مصروفات تشغيلية ومصروفات إدارية. هذا التقسيم يساعد في الحصول على رؤية أوضح للوضع المالي وأداء المنشأة.

في المرحلة الأخيرة من الإعداد، يتم إنشاء الحسابات التفصيلية تحت كل مجموعة فرعية، والتي تمثل العناصر المحددة مثل النقد في البنوك، والمخزون، والآلات والمعدات. هذه الحسابات التفصيلية هي التي تستقبل العمليات المحاسبية الفعلية وتوفر البيانات الدقيقة اللازمة لإعداد التقارير المالية.

عادة تعتمد الشركات ترقيم الحسابات على النحو التالي:

• الأصول: (1)
• الإلتزامات: (2)
• حقوق الملكية: (3)
• الإيرادات: (4)
• المصروفات: (5)

ويندرج تحت كل حساب رئيسي الحسابات الفرعية لها، أمثلة توضيحية:

مثال توضيحي (1): حسابات النقد في الشركة حتى المستوى الثالث

• 1 الأصول
  • 11 الأصول المتداولة
    • 1120 النقد
      • 11201 حساب البنك الرئيسي
      • 11202 حساب البنك الثانوي
      • 11203 الصندوق

مثال توضيحي (2): حسابات الأصول الثابتة حتى المستوى الثاني

• 1 الأصول
  • 12 الأصول الثابتة
    • 1201 الأثاث المكتبي
    • 1202 الأجهزة والمعدات

مثال توضيحي (3): حساب الإيرادات الفرع الرئيسي للشركة حتى المستوى الثاني

• 4 الإيرادات
  • 41 إيرادات الفرع الرئيسي
    • 4101 إيرادات الخدمات
    • 4102 إيرادات بيع المنتجات
    • 4103 إيرادات أخرى

ملاحظة عامة: لا يمكن إدخال أي عمليات على الحسابات الرئيسية وذلك لأنها حسابات تجميعية لحسابات المستوى الأخير، للتوضيح كما في المثال رقم (1)، حسابات رقم 1، 11، 1120 جميعها حسابات رئيسية تجميعية. أما الحسابات 11201، 11202، 11203 هي حسابات غير رئيسية تقبل المعاملات وذلك لأنها حسابات غير تجميعية.

الحسابات الأساسية

تختلف تصنيفات وحجم شجرة الحسابات حسب كل منشأة ولكن تشترك جميع المنشآت في 5 حسابات رئيسية:

1. الأصول - جميع الموارد التي تملكها الشركة
2. الالتزامات - جميع الديون والالتزامات المالية
3. حقوق الملكية - رأس المال وحقوق المساهمين
4. الإيرادات - جميع المداخيل والعوائد
5. المصروفات - جميع التكاليف والمصاريف

أهمية شجرة الحسابات

تلعب شجرة الحسابات دوراً محورياً في نجاح العمليات المحاسبية والمالية لأي منشأة، حيث تعتبر العمود الفقري لنظام المحاسبة الذي يعتمد عليه في اتخاذ القرارات المالية والإدارية. وتتجلى أهمية شجرة الحسابات في النقاط التالية:

• الوصول لبيانات المنشأة المالية بكل سهولة
• تنظيم البيانات المالية
• تسهيل عملية إعداد التقارير والقوائم المالية
• إمكانية متابعة ومراجعة الحسابات بسهولة
• الحصول على بيانات دقيقة وذلك بناء على وجود تكويد للحسابات والذي يمنع تكرار الأرقام
• سهولة تسجيل القيود

شجرة الحسابات في ميزان

عند الاشتراك بنظام ميزان، يقوم فريق الدعم لدينا في مساعدتكم على تأسيس شجرة الحسابات بالشكل الصحيح المناسب لاحتياجاتكم ونشاط عملكم. كما يمكن المساعدة في نقل شجرة الحسابات الخاصة بكم من النظام الحالي إلى نظام ميزان.

الأسئلة الشائعة

1. ما الفرق بين الحساب الرئيسي والحساب الفرعي؟

الحساب الرئيسي هو حساب تجميعي لا يقبل إدخال العمليات المحاسبية مباشرة، بينما الحساب الفرعي (المستوى الأخير) هو الحساب الذي يقبل تسجيل المعاملات المالية الفعلية.

2. هل يمكن تعديل شجرة الحسابات بعد بدء استخدامها؟

نعم، يمكن إضافة حسابات جديدة أو تعديل أسماء الحسابات، لكن يُنصح بعدم حذف الحسابات التي تحتوي على أرصدة أو معاملات سابقة لتجنب فقدان البيانات.

3. كم عدد المستويات المناسب لشجرة الحسابات؟

يعتمد ذلك على حجم وطبيعة المنشأة، لكن عادة ما تتراوح بين 3-5 مستويات. الشركات الصغيرة قد تكتفي بـ 3 مستويات، بينما الشركات الكبيرة قد تحتاج إلى 5 مستويات أو أكثر.

4. هل هناك معايير محددة لترقيم الحسابات؟

لا توجد معايير إجبارية، لكن المتعارف عليه هو استخدام الرقم (1) للأصول، (2) للالتزامات، (3) لحقوق الملكية، (4) للإيرادات، و(5) للمصروفات.

5. ماذا لو احتجت لإضافة حساب جديد لم يكن مخططاً له؟

يمكن بسهولة إضافة حسابات جديدة في أي وقت، ويُنصح بترقيمها بما يتناسب مع التسلسل الهرمي الموجود لضمان التنظيم.

6. هل تختلف شجرة الحسابات حسب نوع النشاط التجاري؟

نعم، تختلف تفاصيل شجرة الحسابات حسب طبيعة النشاط. فشجرة حسابات شركة صناعية تختلف عن شركة خدمية أو تجارية في بعض الحسابات المتخصصة.