ما هو المخزون؟
تعريف المخزون ووظائفه
التعريف: المخزون هو البضائع والمواد التي تحتفظ بها الشركة لأغراض البيع أو الاستخدام في الإنتاج، ويشمل المواد الخام والبضائع تحت التشغيل والبضائع الجاهزة. يُعتبر المخزون أصل متداول في الميزانية ويمثل استثمار مالي مهم للشركة.
الوظائف:
المخزون يؤدي وظائف متعددة ضرورية لنجاح العمليات التجارية والصناعية، مثل:
- تلبية الطلب: ضمان توفر المنتجات عند حاجة العملاء
- التخزين الموسمي: الاستعداد لفترات الذروة أو التقلبات
- استمرارية الإنتاج: توفير المواد اللازمة دون انقطاع
- الاستفادة من الخصومات: شراء كميات كبيرة بأسعار أفضل
- الحماية من التضخم: شراء قبل ارتفاع الأسعار
- تحسين الخدمة: تقليل أوقات الانتظار للعملاء
أنواع المخزون
يتنوع المخزون في المؤسسات حسب طبيعة النشاط ومرحلة الإنتاج، مثل:
- المواد الخام: الأساسية التي تُستخدم في تصنيع المنتجات النهائية
- المنتجات تحت التشغيل: التي تكون في مراحل إنتاج مختلفة ولم تكتمل بعد
- البضاعة الجاهزة: التي أُكملت عملية تصنيعها وجاهزة للبيع
- المستلزمات التشغيلية: والمواد المساعدة المستخدمة في الإنتاج دون أن تدخل في المنتج النهائي
- قطع الغيار: والأجزاء البديلة المخزنة للصيانة والإصلاح
- المخزون الموسمي: المحتفظ به لمواجهة فترات الذروة
- مخزون الأمان: الاحتياطي للحماية من نفاد المخزون
المعالجة المحاسبية والتصنيف
المعالجة المحاسبية: يُعالج المخزون محاسبياً بتسجيله بالتكلفة أو القيمة السوقية أيهما أقل وفقاً لمبدأ الحيطة والحذر. يُقيم باستخدام طرق مختلفة حسب طبيعة النشاط والسياسة المحاسبية المتبعة:
- الوارد أولاً صادر أولاً (FIFO)
- المتوسط المرجح
- الوارد أخيراً صادر أولاً (LIFO)
كما تُحتسب مخصصات للمخزون التالف أو بطيء الحركة لضمان عدالة التقييم.
التصنيف في القوائم المالية: في الميزانية العمومية يظهر المخزون كأصل متداول ضمن الأصول المتداولة. في قائمة الدخل تظهر تكلفة البضاعة المباعة ضمن تكلفة المبيعات كمصروف أساسي. الإيضاحات المتممة تتضمن تفاصيل طرق التقييم المستخدمة والسياسات المحاسبية المطبقة ومعلومات إضافية عن تركيبة المخزون.
تكلفة وتقييم المخزون
مكونات التكلفة: تتضمن تكلفة المخزون جميع التكاليف المباشرة للحصول على البضاعة وجعلها جاهزة للبيع، مثل سعر الشراء، تكاليف النقل والشحن، الرسوم الجمركية، تكاليف التأمين، ومصاريف التخزين المباشرة.
طرق التقييم:
- الوارد أولاً صادر أولاً (FIFO): افتراض أن البضاعة المشتراة أولاً تُباع أولاً
- المتوسط المرجح: حساب متوسط تكلفة جميع الوحدات المتاحة
- الوارد أخيراً صادر أولاً (LIFO): افتراض أن البضاعة المشتراة أخيراً تُباع أولاً
قاعدة التقييم: يُطبق مبدأ التكلفة أو السوق أيهما أقل لضمان عدم المبالغة في قيمة الأصول.
التأثير على القوائم المالية: اختيار طريقة التقييم يؤثر على تكلفة البضاعة المباعة وصافي الربح وقيمة المخزون في الميزانية، وهذا التأثير مهم للمستثمرين والإدارة لاتخاذ قرارات مدروسة وللامتثال للمعايير المحاسبية.
خطوات إدارة المخزون
إدارة المخزون عملية متكاملة تتطلب تخطيط دقيق وتنفيذ منهجي لضمان توفر المواد المطلوبة بالكمية والوقت المناسبين مع تقليل التكاليف والهدر. تبدأ بالتنبؤ بالاحتياجات وتنتهي بالتوزيع والتسليم، ومن أهم الخطوات:
- وضع خطط للاحتياجات المستقبلية حسب المبيعات المتوقعة والموسمية
- تحليل الطلب التاريخي وتحديد الأنماط والاتجاهات
- شراء المستلزمات والمواد الأولية من المصادر المناسبة
- التفاوض مع الموردين وإدارة العلاقات التجارية
- تخزين البضائع في بيئة مناسبة لضمان سلامتها وجودتها
- تصنيف وترقيم المواد لسهولة التتبع والوصول
- تتبع الحركات والتحديثات عبر أنظمة إدارة البيانات
- إجراء عمليات عد دورية لمطابقة الواقع مع السجلات
- تزويد الأقسام بالمواد المطلوبة للعمليات والمبيعات
- مراجعة الأداء وتحسين العمليات بشكل مستمر
مراقبة المخزون
مراقبة المخزون عملية حيوية تهدف لتتبع ومراقبة حركة وكميات المخزون بشكل مستمر لضمان الدقة والتحكم في المستويات. تشمل جمع وتحليل البيانات حول الكميات المتاحة، معدلات الاستهلاك، والحركة اليومية للمواد والمنتجات. تساعد في اتخاذ قرارات الشراء والإنتاج وتجنب المشاكل مثل نفاد المخزون أو تراكم المواد بصورة مفرطة.
أساليب المراقبة:
- الجرد المستمر: تتبع لحظي للحركة والتغييرات
- الجرد الدوري: مراجعة شاملة بفترات منتظمة
- نظام ABC: تركيز على الأصناف عالية القيمة والأهمية
- نقطة إعادة الطلب: تحديد حد أدنى لتجديد المخزون
- التقنيات الحديثة: أنظمة ERP، الباركود، وRFID
- مؤشرات الأداء: معدل الدوران ودقة السجلات والمخزون الراكد
مخاطر المخزون وطرق الحماية
المخزون يواجه مخاطر متعددة قد تؤدي لخسائر مالية كبيرة، تشمل المخاطر الطبيعية والبشرية والتقنية. إدارة هذه المخاطر ضرورية لحماية الاستثمار وضمان استمرارية العمليات.
المخاطر الرئيسية:
- السرقة والاختلاس من الموظفين أو الخارج
- التلف بسبب سوء التخزين أو انتهاء الصلاحية
- الحرائق والكوارث الطبيعية
- التقادم والاندثار التقني
- التقلبات السعرية والخسائر السوقية
طرق الحماية:
- أنظمة الأمان: كاميرات مراقبة وأجهزة إنذار
- التأمين الشامل: ضد جميع المخاطر
- الصيانة الوقائية: وبيئة التخزين المناسبة
- التدوير السريع: وإدارة التواريخ
- التنويع: في الموردين والأسواق
- الرقابة الداخلية: وفصل الصلاحيات