التعريف

الفاتورة التجارية هي وثيقة قانونية يصدرها البائع للمشتري تعمل كطلب رسمي للدفع وتوفر معلومات مفصلة حول السلع أو الخدمات المباعة. في المملكة العربية السعودية، تُعتبر الفواتير التجارية وثائق إلزامية تتطلبها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) لجميع معاملات الاستيراد والتصدير، حيث تعمل كفاتورة بيع ووثيقة إقرار جمركي. تلعب هذه الوثيقة دوراً محورياً في توثيق التجارة الدولية وإجراءات التخليص الجمركي والحفاظ على سجلات معاملات دقيقة للشركات العاملة في المملكة.

الميزات/المكونات الرئيسية

• تفاصيل المعاملة: يجب أن تتضمن معلومات كاملة عن البائع والمشتري، وأوصاف المنتجات، والكميات، وأسعار الوحدة، والمبالغ الإجمالية، وشروط الدفع على ورقة رسمية للشركة باللغة الإنجليزية أو العربية

• المعلومات الجمركية: يجب أن يكون بلد المنشأ مُحدداً بوضوح على كل صنف مستورد ومذكوراً في الفاتورة التجارية، مع متطلبات محددة للدول الأوروبية لتحديد البلد المُصنِّع الفعلي بدلاً من "الاتحاد الأوروبي" فقط

• بيان التصديق: يجب أن تحتوي على البيان "أشهد أن هذه الفاتورة صحيحة ودقيقة ومطابقة لدفاترنا، وأن السلع المشار إليها من منشأ _____" مع ملء البلد المحدد

• الترقيم المتسلسل: تتطلب الفواتير ترقيماً متسلسلاً لحفظ السجلات المناسب وإدارة المعاملات، مع متطلبات تنسيق محددة للشركات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة

التطبيق في المملكة العربية السعودية

الفواتير التجارية إلزامية لجميع الواردات إلى المملكة العربية السعودية ويجب تقديمها عبر منصة فسح لإجراءات التخليص الجمركي قبل 48 ساعة على الأقل من وصول الشحنة إلى ميناء الدخول. تخدم الوثيقة أغراضاً متعددة ضمن الإطار التنظيمي للمملكة، بما في ذلك الامتثال لضريبة القيمة المضافة للمعاملات المحلية والتقييم الجمركي للتجارة الدولية. تحت مبادرة الفوترة الإلكترونية السعودية (فاتورة)، يجب على الشركات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة إنتاج فواتير إلكترونية لجميع المعاملات، مع متطلبات تقنية محددة تفرضها زاتكا منذ ديسمبر 2021. يجب على شركات الاستيراد التأكد من أن فواتيرها التجارية تتماشى مع أنشطتها التجارية المرخصة وتتضمن معلومات الإقرار الجمركي المناسبة.

متطلبات الامتثال

يجب على المستوردين تقديم ثلاث نسخ أصلية موقعة على الأقل من الفواتير التجارية مع بوالص الشحن وشهادات المنشأ لسلطات الجمارك السعودية. يجب أن تتضمن جميع السلع المستوردة تفاصيل الدفع مثل اسم البنك وتاريخ الدفع والرقم المرجعي في الإقرار الجمركي، مع مطابقة الفاتورة للأنشطة المرخصة للشركة المستوردة. بالنسبة للكيانات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة، يجب أن تمتثل الفواتير التجارية لأنظمة الفوترة الإلكترونية، وتتضمن الحقول الإلزامية مثل أرقام مرجع الفاتورة ورموز الاستجابة السريعة، وأن تُصدر في غضون 15 يوماً من تاريخ التوريد. مطلوب توثيق وثائق الشحن من قبل الغرف التجارية الأمريكية للصادرات الأمريكية، بينما توفر السفارات السعودية خدمات تصديق الوثائق للدول الأخرى.

التحديات الشائعة

دقة التوثيق: تحدث تأخيرات جمركية بشكل متكرر بسبب معلومات الفاتورة التجارية غير الدقيقة أو غير المكتملة، خاصة فيما يتعلق بعلامات بلد المنشأ وتفاصيل الدفع. تواجه الشركات غالباً صعوبات في ضمان إكمال جميع الحقول المطلوبة بشكل صحيح ومطابقة أوصاف المنتجات للشحنات الفعلية، مما يؤدي إلى تأخيرات في التخليص ومتطلبات إعادة تصدير محتملة.

الامتثال للفوترة الإلكترونية: يمثل الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية الإلزامية تحديات تقنية للعديد من الشركات، مع غرامات تتراوح من 1,000 إلى 50,000 ريال سعودي لعدم الامتثال لمتطلبات التنسيق الرقمي لزاتكا. يجب على الشركات الاستثمار في أنظمة برمجيات متوافقة وضمان إنتاج رموز الاستجابة السريعة المناسبة وتنسيق XML.

التحديثات التنظيمية: البقاء على اطلاع بأنظمة الجمارك المتطورة ومتطلبات التوثيق يشكل تحديات مستمرة، خاصة للشركات التي تتعامل مع فئات منتجات متنوعة قد يكون لها متطلبات شهادات أو وسم محددة تحت القانون السعودي.

أفضل الممارسات

تنفيذ الحلول الرقمية: منصات المحاسبة السحابية مثل ميزان توفر أدوات تحليل مالي شاملة تساعد في تبسيط إدارة الفواتير التجارية وإدارة البيانات المالية بكفاءة. استثمر في برمجيات الفوترة الإلكترونية المتوافقة مع زاتكا التي تنتج تلقائياً رموز الاستجابة السريعة المطلوبة وتحافظ على الأرشفة الإلكترونية المناسبة في خوادم مقرها السعودية.

وضع بروتوكولات التوثيق: إنشاء إجراءات موحدة لإعداد الفواتير تتضمن التحقق من علامات بلد المنشأ وتفاصيل الدفع والامتثال لمتطلبات تراخيص الاستيراد. الحفاظ على تنسيق وثيق مع وسطاء الجمارك وضمان توثيق وتصديق جميع الوثائق الداعمة وفقاً لمتطلبات البلد المقصود.

الحفاظ على سجلات دقيقة: تطوير أنظمة حفظ سجلات قوية تتتبع جميع الفواتير التجارية والوثائق الداعمة وإجراءات التخليص الجمركي. التدريب المنتظم للموظفين على الأنظمة الحالية والمراجعة المنهجية لدقة الفواتير يمكن أن يمنع التأخيرات المكلفة ومشاكل الامتثال.

للحصول على إرشادات خبيرة حول متطلبات الفاتورة التجارية والامتثال، فكر في استشارة مستشارين ضريبيين وتجاريين مؤهلين.