تنظيم الفعاليات والمعارض
كل فعالية مشروع قصير يستهلك نقداً قبل أن ينتجه
الموردون والموقع والعمالة المؤقتة تُدفع حول تاريخ الفعالية، والعميل يسدد بعدها. ولكل فعالية ميزانيتها، ومخاطر تجاوزها، ولحظة يُتخذ فيها قرار على الأرض لم يسعّره أحد. السؤال ليس «كم فوترنا» بل «كم كلّفتنا هذه الفعالية مقابل ما رصدناه لها».
- كل فعالية بُعد محاسبي: ميزانيتها، ومصروفها الفعلي، وهامشها
- دفعات مقدمة ومرحلية بمستند لكل دفعة
- أوامر شراء للموردين قبل الالتزام لا بعده
- عمالة مؤقتة بأجر يومي داخل مسير الرواتب نفسه
الشغل الفعلي
من عرض السعر إلى التسوية بعد الفعالية
الفعالية تنتهي في يوم، والدفتر لا ينتهي إلا بعد أسابيع — حين تصل آخر فاتورة مورد. الشركات التي لا تقفل الفعالية محاسبياً تكتشف خسارتها في الفعالية التي بعدها.
الفعالية هي المشروع
كل فعالية بُعد محاسبي مستقل بميزانيته وإيراده ومصروفه. الميزانية تُرصد بنداً بنداً — موقع، وإنتاج، وتقنية، وضيافة، وعمالة — والمصروف الفعلي يُقارن بها أثناء التنفيذ لا بعده.
الدفعات المقدمة والمرحلية
دفعة عند التوقيع، وأخرى قبل التنفيذ، والباقي بعد التسليم. لكل دفعة مستندها ومعالجتها، والرصيد المتبقي على العميل ظاهر في كل مرحلة بدل أن يُحتسب من الذاكرة.
الموردون قبل الالتزام
المسارح والصوت والإضاءة والضيافة والتنفيذ: أمر شراء لكل مورد بقيمة معتمدة قبل التنفيذ، تُطابَق فاتورته عليه. أشهر تجاوز في هذا القطاع مورد نُفِّذ بالاتفاق الشفوي ثم جاءت فاتورته أعلى.
عمالة مؤقتة بأجر يومي
مضيفون ومنظّمون وفنيون لأيام معدودة. يُدارون بجداول وأجر يومي داخل مسير الرواتب نفسه، وتُحمَّل تكلفتهم على الفعالية لا على مصروفات الشركة العامة.
التغييرات في اللحظة الأخيرة
إضافة يقررها العميل قبل الافتتاح بيوم. تُسجَّل كأمر تغيير له قيمة معتمدة، وإلا نُفِّذت على حساب هامشك وتحوّلت إلى نقاش بعد انتهاء الفعالية.
الفجوة النقدية بين فعاليتين
تدفع للموردين هذا الشهر وتُحصّل بعد شهرين. هذه الفجوة — لا الربح الدفتري — هي ما يوقف شركات الفعاليات، وتقرير أعمار الذمم هو ما يجعلها مرئية مبكراً.
المستندات
ما يخرج من الشركة فعلاً
عملاء الفعاليات غالباً منشآت وجهات، فأغلب المستندات فواتير ضريبية تمر بالاعتماد.
- عرض سعر تفصيلي
- بنود الفعالية بأسعارها: موقع، وإنتاج، وتقنية، وضيافة، وعمالة. هو نفسه أساس الميزانية التي تُقاس عليها لاحقاً.
- عقد تنظيم الفعالية
- النطاق والتاريخ والقيمة وجدول الدفعات وشروط الإلغاء. المستند الذي يُرجع إليه كل خلاف بعد الفعالية.
- فاتورة الدفعة المقدمة
- الدفعة الأولى عند التوقيع. مستند مستقل بمعالجته الضريبية التي يحددها محاسبك، لا مجرد سند قبض. فاتورة ضريبية (B2B) — تُعتمد قبل تسليمها
- المطالبة النهائية بعد التنفيذ
- باقي قيمة العقد بعد خصم الدفعات، مضافاً إليه ما اعتُمد من أوامر التغيير. فاتورة ضريبية (B2B) — تُعتمد قبل تسليمها
- أمر شراء لمورد
- التزام معتمد قبل التنفيذ، محمَّل على الفعالية، تُطابَق فاتورة المورد عليه قبل الصرف.
- إشعار دائن عند التقليص أو الإلغاء
- إلغاء بند أو تقليص نطاق بعد الفوترة. يُصدر إلكترونياً ويرتبط بالفاتورة الأصلية. يخضع لمتطلبات الفوترة الإلكترونية
منتجات ميزان
ما تحتاجه فعلاً من المنصة
الفعاليات نشاط مشاريع ومشتريات وعمالة مؤقتة، ودفعات لا تنتظر.
ميزان الأساسي
الأبعاد المحاسبية تجعل كل فعالية مركز تكلفة وإيراد بميزانية تُقارن بالمصروف الفعلي، مع المشتريات وأوامر الشراء للموردين، والفوترة على دفعات، وأعمار ذمم العملاء.
اعرف المزيدميزان للموارد البشرية
العمالة المؤقتة بأجر يومي وجداول عمل قصيرة داخل مسير الرواتب نفسه، وتكلفتها محمَّلة على الفعالية بدل أن تكون بنداً عاماً.
اعرف المزيدميزان لسير العمل
اعتماد عرض السعر قبل إرساله، وأمر الشراء قبل الالتزام بالمورد، وأمر التغيير قبل تنفيذه على الأرض. الاعتماد هو الفرق بين تجاوز مُدار وتجاوز يُكتشف لاحقاً.
اعرف المزيدميزان للمدفوعات
تحصيل الدفعات إلكترونياً عبر رابط دفع، والدفع عبر الجوال (SoftPOS) في الموقع عند الحاجة، مع قيد التحصيل على الفعالية مباشرة.
اعرف المزيدالفوترة الإلكترونية
الدفعة المقدمة مستند، لا وعد
أغلب عملائك منشآت وجهات، فأغلب فواتيرك ضريبية تُعتمد من منصة فاتورة قبل أن تصل إليهم. والنقطة التي تُخطئ فيها شركات الفعاليات كثيراً هي الدفعة المقدمة: تُستلم بسند قبض ويُؤجَّل المستند الضريبي إلى ما بعد الفعالية. متى تُستحق الضريبة على الدفعة المقدمة قرارٌ يحدده محاسبك، والمهم أن النظام يصدر لها مستنداً في حينه بدل أن يُصحَّح الوضع لاحقاً بأثر رجعي.
اقرأ صفحة الفوترة الإلكترونية- فاتورة الدفعة المقدمة والمطالبة النهائية كلتاهما تُرسل للاعتماد وتعود مختومة قبل تسليمها
- أوامر التغيير المعتمدة تظهر في المطالبة النهائية بدل أن تُضاف شفوياً
- التقليص أو الإلغاء بعد الفوترة يتم بإشعار دائن إلكتروني مرتبط بالفاتورة الأصلية
- موعد استحقاق الضريبة على الدفعات المقدمة يحدده محاسبك، وينفّذه النظام على كل دفعة كما حدده
أسئلة متكررة
كيف نعرف تكلفة الفعالية قبل أن تصل آخر فاتورة مورد؟
بأوامر الشراء. أمر الشراء التزام مسجَّل لحظة الاتفاق مع المورد لا لحظة وصول فاتورته، فتقرير الفعالية يعرض المصروف الفعلي والالتزامات غير المفوترة معاً. الرقم يكون شبه نهائي في يوم الفعالية لا بعد شهر.
هل يتعامل النظام مع العمالة المؤقتة بأجر يومي؟
نعم. الجداول والحضور والأجر اليومي تُدار داخل الموارد البشرية نفسها، وتُحمَّل تكلفة الفريق المؤقت على الفعالية التي عمل فيها. فلا تظهر في مصروف عام لا يُعرف مصدره عند مراجعة هامش الفعالية.
نعمل على عدة فعاليات في الوقت نفسه. هل تختلط الأرقام؟
لا، لأن الفصل يقع على مستوى البُعد المحاسبي لا على مستوى التقرير. كل مصروف وإيراد وأمر شراء مربوط بفعاليته منذ لحظة إنشائه، فتقرأ كل فعالية على حدة وتقرأ الشركة مجمّعة متى شئت.
احجز عرضًا توضيحيًا
سجّل بياناتك، وسنتصل بك خلال يوم عمل واحد لتنسيق جلسة تناسب احتياجات منشأتك.