فواتير المشتريات
نظرة عامة
تُستخدم فواتير المشتريات لتسجيل وإدارة معاملات الشراء. يتم ربط الفواتير بالموردين، وتستخدم لتسجيل شراء المنتجات أو الخدمات من مورد. عند إنشائها، تنشئ الفواتير معاملات في دفتر الأستاذ العام والتقارير الأخرى بناءً على تفاصيل المورد وتفاصيل المنتج والبيانات الأخرى ذات الصلة.
شرح حقول نموذج فاتورة المشتريات
- نوع الفاتورة: نوع الفاتورة المراد إنشاؤها. يمكن أن تكون "بسيطة" أو "قياسية". هذا في إشارة إلى أنواع الفواتير في ضريبة القيمة المضافة للفواتير الضريبية المبسطة والفواتير الضريبية القياسية على التوالي.
- سياسة الدفع: يمكن أن تكون "نقدية" أو "ائتمانية". هذا في إشارة إلى سياسة دفع الفاتورة. عادةً ما تُستخدم الفاتورة "النقدية" للمعاملات النقدية (مدفوعة بالكامل مسبقاً)، وتُستخدم الفاتورة "الائتمانية" للمعاملات الائتمانية (مدفوعة جزئياً أو في تاريخ لاحق). تنشئ الفواتير النقدية دائماً إيصال مشتريات مطابقاً، بينما لا تنشئ الفواتير الائتمانية ذلك.
- ايصال ذو دفعة مقدمة: يمكن استخدام هذا مع الفواتير الائتمانية للإشارة إلى ما إذا كانت الفاتورة لديها دفعة مقدمة. إذا تم تحديده، سيظهر نموذج الفاتورة نموذج الإيصال لتسجيل الدفعة المقدمة.
- تاريخ الإصدار: تاريخ الفاتورة. هذا هو التاريخ الأساسي المستخدم لتسجيل جميع المعاملات المتعلقة بالفاتورة في دفتر الأستاذ العام. سيتم تعيينه افتراضياً إلى تاريخ اليوم، ولكن يمكن تغييره يدوياً وقد يتم تكوينه لتقييد التاريخ ضمن نطاق معين بناءً على إعدادات منشأتك.
- تاريخ الاستحقاق: تاريخ استحقاق الفاتورة. هذا هو التاريخ الذي يتوقع فيه دفع الفاتورة. سيتم تعيينه افتراضياً كـ 30 يوماً من تاريخ الإصدار، ولكن يمكن تغييره يدوياً. هذا التاريخ يستخدم فقط لتتبع حالة الدفع ولا يستخدم لأي معاملات محاسبية.
- تاريخ التوريد: تاريخ تسليم المنتجات من قبل المورد. هذا يستخدم فقط لعرض تاريخ التسليم على الفاتورة. لا يستخدم لأي معاملات محاسبية أو أغراض أخرى.
- المورد: المورد الذي تم استلام الفاتورة منه. سيتم ربط الفاتورة بسجل المورد وسيرث تفاصيل المورد مثل العنوان وتفاصيل الاتصال والمعلومات الأخرى ذات الصلة. بمجرد إنشاء الفاتورة، يتم حفظ تفاصيل المورد كصورة على الفاتورة في وقت الإنشاء، ولا تؤثر التعديلات المستقبلية على تفاصيل المورد على الفواتير السابقة.
- مستودع المخزون: مستودع المخزون الذي تم استلام المنتجات إليه. يستخدم لتحديد مكان إضافة المخزون عند تأكيد الفاتورة. سيتم تعيينه افتراضياً إلى مستودع المخزون الافتراضي المحدد في إعدادات المنشأة.
- منتجات الفاتورة: قائمة المنتجات المضمنة في الفاتورة. كل منتج مضاف إلى الفاتورة مرتبط بتعريفه الأصلي ويرث قيماً وإعدادات افتراضية معينة، يمكن تغيير بعضها في وقت إنشاء الفاتورة. كل منتج له الحقول التالية:
- اسم المنتج: اسم المنتج. موروث من تعريف المنتج. اسم المنتج هو صورة من تعريف المنتج في وقت إنشاء الفاتورة.
- الكمية: كمية المنتج المشترى. عادةً ما يتم تعيينه افتراضياً إلى واحد، ويمكن تعديله حسب الحاجة. يتيح حقل الكمية دقة تصل إلى 16 رقماً قبل العلامة العشرية و12 رقماً بعد العلامة العشرية.
- سعر الوحدة: سعر المنتج لكل وحدة. سيتم تعيينه افتراضياً إلى سعر الشراء المحدد للمنتج ويمكن تعديله حسب الحاجة. إحدى طرق تجاوز السعر الافتراضي هي من خلال ميزة سياسة التسعير.
- نسبة الخصم: نسبة الخصم التي سيتم تطبيقها على المنتج. سيتم تعيينه افتراضياً إلى 0، ويمكن تعديله حسب الحاجة. إحدى طرق تجاوز الخصم الافتراضي هي من خلال ميزة سياسة التسعير.
- مبلغ الخصم: مبلغ الخصم الذي سيتم تطبيقه على المنتج. هذا خصم على سعر وحدة المنتج. سيتم تعيينه افتراضياً إلى 0، ويمكن تعديله حسب الحاجة. إحدى طرق تجاوز الخصم الافتراضي هي من خلال ميزة سياسة التسعير.
- المجموع الفرعي: هذا هو المجموع الفرعي لسعر المنتج بعد تطبيق الخصومات وقبل تطبيق الضريبة. يتم حساب هذا الحقل تلقائياً بناءً على سعر الوحدة والكمية ونسبة الخصم ومبلغ الخصم ولا يمكن تعديله يدوياً.
- المجموع الفرعي للضريبة: الضريبة التي سيتم تطبيقها على المنتج. يتم حسابها بناءً على نوع ضريبة الشراء المرفق بتعريف المنتج. يتم وراثة اسم نوع الضريبة كصورة من تعريف المنتج في وقت إنشاء الفاتورة. يتم حساب مبلغ الضريبة بناءً على قيمة الاجمالي الفرعي ونوع الضريبة المحدد.
- شامل الضريبة: يمكن استخدام مربع الاختيار للإشارة إلى ما إذا كان السعر الأصلي للمنتج يشمل الضريبة. يستخدم لحساب مبلغ الضريبة والمبلغ الإجمالي للمنتج. سيتم تعيينه افتراضياً إلى إعداد شامل الضريبة في تعريف المنتج.
- المجموع الفرعي (شامل الضريبة): هذا هو السعر الإجمالي للمنتج بعد تطبيق الخصومات والضريبة. يتم حساب هذا الحقل تلقائياً بناءً على المجموع الفرعي ومبلغ الضريبة. يمكن تعديله حسب الحاجة وسيقوم تلقائياً بإعادة حساب سعر الوحدة بناءً على كمية المنتج والضريبة.
- الإجمالي: إجمالي منتجات الفاتورة. يتم حساب هذا الحقل تلقائياً بناءً على المجاميع الفرعية (شاملة الضريبة) لجميع منتجات الفاتورة. لا يمكن تعديله يدوياً.
- ملاحظة القيد: هذا حقل نصي لإضافة أي ملاحظات أو وصف حول الفاتورة. هذا اختياري وفقط لأغراض الإشارة. لا يظهر على الفاتورة المطبوعة، يظهر فقط في دفتر الأستاذ العام وكشوف الحسابات للمعاملات المرتبطة.
خصائص أخرى لفواتير المشتريات
- الرقم التسلسلي للفاتورة: يتم إنشاؤه تلقائياً من قبل ميزان بناءً على إعدادات العدادات في منشأتك. يتم إنشاؤه فقط بعد تأكيد الفاتورة لأول مرة. إنه معرف فريد للفاتورة في المنشأة.
- حالة التأكيد: يستخدم لتتبع حالة الفاتورة. يمكن أن تكون "مسودة" أو "مؤكدة". هذا نهج شائع في جميع المعاملات في ميزان. يمكن أن تؤثر الحالة المؤكدة على ما إذا كانت تظهر في التقارير افتراضياً أم لا، حيث يمكن تصفية التقارير بناءً على حالة التأكيد.
- عضو المنشأة: هذا هو عضو فريق المنشأة الذي أنشأ الفاتورة. يتم ملؤه تلقائياً من قبل النظام بناءً على المستخدم الذي أنشأ الفاتورة. مفيد في التقارير والصلاحيات وأغراض التدقيق.
- أمر الشراء المرتبط: هذا رابط لأمر الشراء الأصلي الذي تم استخدامه لإنشاء الفاتورة. يتم ملؤه تلقائياً إذا تم إنشاء الفاتورة من خلال تحويل أمر شراء.
- الإيصالات المرتبطة: لتتبع حالة دفع الفاتورة. في ميزان، الإيصالات هي سجلات منفصلة يمكن إنشاؤها بشكل مستقل عن الفواتير. يمكن ربط الفواتير بالإيصالات لتتبع دفع الفاتورة. يتم ذلك تلقائياً عند إنشاء الإيصالات أثناء إنشاء الفاتورة أو من داخل صفحة الفاتورة. يحدث ربط الإيصالات تحديث حساب "المبلغ المتبقي" على الفاتورة. يمكن ربط إيصال بشكل كامل أو جزئي بفاتورة. يمكن ربط الفاتورة بعدة إيصالات، ويمكن ربط الإيصال بعدة فواتير.
- الخصم المرتبط: لتتبع حالة دفع الفاتورة. في ميزان، إشعارات الخصم هي سجلات منفصلة يمكن إنشاؤها بشكل مستقل عن الفواتير. يمكن ربط "الخصم المتاح" لإشعار الخصم لخصم المبلغ المستحق على الفاتورة. مشابه لكيفية ربط الإيصالات للاحتساب كدفع للإيصال.
- المبالغ المستردة: تتم معالجة استرداد الفاتورة كإشعار خصم. وهو معاملة منفصلة يمكن إنشاؤها من داخل صفحة الفاتورة. يمكن أن يكون استرداداً كاملاً أو جزئياً للفاتورة. ويمكن أن يكون له تاريخ مختلف عن الفاتورة. يتم ربط إشعار الخصم المسترد بفاتورة واحدة. يمكن استخدام خصم إشعار الخصم المسترد إما لتسوية المبلغ المستحق على الفاتورة، أو يمكن استخدامه لإصدار إيصال استرداد من المورد.
المعاملات المنشأة من فواتير المشتريات
بشكل عام، ستقوم الفاتورة بإنشاء 3 معاملات على الأقل، وقد تنشئ المزيد اعتماداً على المنتجات الموجودة في الفاتورة.
المعاملات الأساسية التي يتوقع إنشاؤها من فاتورة مشتريات هي:
- الحسابات الدائنة: يتم إنشاء معاملة دائنة على حساب الحسابات الدائنة للمورد.
- المصروفات/التكلفة: يتم إنشاء معاملة مدينة على حساب المصروفات/التكلفة لكل منتج في الفاتورة. إذا كان المنتج متتبعاً في المخزون، يتم حذف هذا وإنشاء معاملة مستودع بدلاً من ذلك.
- المخزون: إذا كانت الفاتورة المنشأة لمنتج متتبع في المخزون، يتم إنشاء معاملة مدينة على حساب المخزون لمستودع المخزون المرتبط بالفاتورة.
- الضريبة: يتم إنشاء معاملة مدينة على حساب نوع ضريبة الشراء لكل منتج في الفاتورة.