فواتير المبيعات
نظرة عامة
تُستخدم فواتير المبيعات لتسجيل وإدارة معاملات المبيعات. يتم ربط الفواتير بالعملاء، وتُستخدم لتسجيل بيع المنتجات أو الخدمات للعميل. عند إنشائها، تنشئ الفواتير معاملات في دفتر الأستاذ العام والتقارير الأخرى بناءً على تفاصيل العميل، وتفاصيل المنتج، والبيانات الأخرى ذات الصلة.
شرح حقول نموذج فاتورة المبيعات
- نوع الفاتورة: نوع الفاتورة المراد إنشاؤها. يمكن أن تكون "مبسطة" أو "قياسية". هذا يشير إلى أنواع الفواتير في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفاتورة الضريبية المبسطة والفاتورة الضريبية القياسية على التوالي. عادةً ما تُستخدم "الفاتورة الضريبية القياسية" للمعاملات بين الشركات، وتُستخدم "الفاتورة الضريبية المبسطة" للمعاملات بين الشركة والعميل.
- سياسة الدفع: يمكن أن تكون "نقدية" أو "آجلة". هذا يشير إلى سياسة دفع الفاتورة. عادةً ما تُستخدم الفاتورة "النقدية" للمعاملات النقدية (المدفوعة بالكامل مقدمًا)، وتُستخدم الفاتورة "الآجلة" للمعاملات الائتمانية (المدفوعة جزئيًا أو في تاريخ لاحق). الفواتير النقدية تنشئ دائمًا إيصال مبيعات مطابق، بينما الفواتير الآجلة لا تنشئ.
- ايصال ذو دفعة مقدمة: يمكن استخدام هذا مع الفواتير الآجلة للإشارة إلى ما إذا كانت الفاتورة لديها دفعة مقدمة. إذا تم تحديدها، سيعرض نموذج الفاتورة نموذج الإيصال حتى تتمكن من تسجيل الدفعة المقدمة.
- تاريخ الإصدار: تاريخ الفاتورة. هذا هو التاريخ الرئيسي المستخدم لتسجيل جميع المعاملات المتعلقة بالفاتورة في دفتر الأستاذ العام. سيكون دائمًا افتراضيًا تاريخ اليوم، ولكن يمكن تغييره يدويًا ولكن قد يتم تكوينه لتقييد التاريخ ليكون ضمن نطاق معين بناءً على إعدادات منشأتك.
- تاريخ الاستحقاق: التاريخ الذي تستحق فيه الفاتورة. هذا هو التاريخ الذي يُتوقع فيه أن يدفع العميل الفاتورة. سيكون دائمًا افتراضيًا 30 يومًا من تاريخ الإصدار، ولكن يمكن تغييره يدويًا. يُستخدم هذا التاريخ فقط لتتبع حالة الدفع ولا يُستخدم لأي معاملات محاسبية.
- تاريخ التوريد: التاريخ الذي تم فيه تسليم الفاتورة للعميل. يُستخدم هذا فقط لعرض تاريخ التسليم على الفاتورة. لا يُستخدم لأي معاملات محاسبية أو أغراض أخرى.
- العميل: العميل الذي يتم إصدار الفاتورة له. سيتم ربط الفاتورة بسجل العميل وسترث تفاصيل العميل مثل العنوان وتفاصيل الاتصال والمعلومات الأخرى ذات الصلة. بمجرد إنشاء الفاتورة، يتم حفظ تفاصيل العميل كلقطة في الفاتورة في وقت الإنشاء، التعديلات المستقبلية على تفاصيل العميل لا تغير الفواتير السابقة.
- مخزن المخزون: مخزن المخزون الذي تم إصدار الفاتورة منه. يُستخدم هذا لتحديد من أين يتم خصم المخزون عند تأكيد الفاتورة. سيكون افتراضيًا مخزن المخزون الافتراضي المحدد في إعدادات المنشأة. يمكن أيضًا تجاوز تفاصيل عنوان المنشأة إذا كان للمخزن عنوان مقدم.
- منتجات الفاتورة: قائمة المنتجات المدرجة في الفاتورة. كل منتج يتم إضافته إلى الفاتورة مرتبط بتعريفه الأصلي ويرث قيمًا وإعدادات افتراضية معينة، يمكن تغيير بعضها في وقت إنشاء الفاتورة. لكل منتج الحقول التالية:
- اسم المنتج: اسم المنتج. موروث من تعريف المنتج. اسم المنتج هو لقطة من تعريف المنتج في وقت إنشاء الفاتورة.
- الكمية: كمية المنتج المراد بيعها. عادةً ما تكون افتراضيًا واحد، ويمكن تعديلها حسب الحاجة. دقة حقل الكمية تسمح بما يصل إلى 16 رقمًا قبل النقطة العشرية و12 رقمًا بعد النقطة العشرية.
- سعر الوحدة: سعر المنتج لكل وحدة. سيكون افتراضيًا سعر البيع المحدد للمنتج ويمكن تعديله حسب الحاجة. إحدى طرق تجاوز السعر الافتراضي هي عبر ميزة سياسة التسعير.
- نسبة الخصم: نسبة الخصم التي سيتم تطبيقها على المنتج. ستكون افتراضيًا 0، ويمكن تعديلها حسب الحاجة. إحدى طرق تجاوز الخصم الافتراضي هي عبر ميزة سياسة التسعير.
- قيمة الخصم: قيمة الخصم التي سيتم تطبيقها على المنتج. هذا خصم على سعر وحدة المنتج. سيكون افتراضيًا 0، ويمكن تعديله حسب الحاجة. إحدى طرق تجاوز الخصم الافتراضي هي عبر ميزة سياسة التسعير.
- المجموع الفرعي: هذا هو المبلغ الاجمالي الفرعي لسعر المنتج بعد تطبيق الخصومات وقبل تطبيق الضريبة. يتم حساب هذا الحقل تلقائيًا بناءً على سعر الوحدة والكمية ونسبة الخصم وقيمة الخصم ولا يمكن تعديله يدويًا.
- المجموع الفرعي للضريبة: الضريبة التي سيتم تطبيقها على المنتج. يتم حسابها بناءً على نوع ضريبة المبيعات المرتبط بتعريف المنتج. يتم وراثة اسم نوع الضريبة كلقطة من تعريف المنتج في وقت إنشاء الفاتورة. يتم حساب مبلغ الضريبة بناءً على قيمة الاجمالي الفرعي ونوع الضريبة المحدد.
- شامل الضريبة: يمكن استخدام خانة الاختيار للإشارة إلى ما إذا كان السعر الأصلي للمنتج يشمل الضريبة. يُستخدم هذا لحساب مبلغ الضريبة والمبلغ الإجمالي للمنتج. سيكون افتراضيًا إعداد شامل الضريبة في تعريف المنتج.
- المجموع الفرعي (شامل الضريبة): هذا هو قيمة الإجمالي للمنتج بعد تطبيق الخصومات والضريبة. يتم حساب هذا الحقل تلقائيًا بناءً على الاجمالي الفرعي وقيمة الضريبة. يمكن تعديله حسب الحاجة وسيقوم تلقائيًا بإعادة حساب سعر الوحدة بناءً على كمية المنتج والضريبة.
- الإجمالي: إجمالي منتجات الفاتورة. يتم حساب هذا الحقل تلقائيًا بناءً على المبالغ الفرعية (شاملة الضريبة) لجميع منتجات الفاتورة. لا يمكن تعديله يدويًا.
- ملاحظة القيد: هذا حقل نصي لإضافة أي ملاحظات أو وصف حول الفاتورة. هذا اختياري ويستخدم فقط لأغراض مرجعية. لا يظهر على الفاتورة المطبوعة، يظهر فقط في دفتر الأستاذ العام وكشوف حسابات المعاملات ذات الصلة.
خصائص أخرى لفواتير المبيعات
- الرقم التسلسلي للفاتورة: يتم إنشاؤه تلقائيًا بواسطة ميزان بناءً على إعدادات عدادات منشأتك. يتم إنشاؤه فقط بعد تأكيد الفاتورة للمرة الأولى. إنه معرف فريد للفاتورة في المنشأة.
- حالة التأكيد: تُستخدم هذه لتتبع حالة الفاتورة. يمكن أن تكون "مسودة" أو "مؤكدة". هذا نهج شائع عبر جميع المعاملات في ميزان. يمكن أن تؤثر حالة التأكيد على ما إذا كانت تظهر في التقارير افتراضيًا أم لا، حيث يمكن تصفية التقارير بناءً على حالة التأكيد. فواتير المبيعات هي حالة خاصة في ميزان حيث من غير الممكن "إلغاء تأكيد" الفاتورة بمجرد تأكيدها، بسبب المتطلبات التنظيمية على ميزان ككيان يعمل وفقًا للوائح المملكة العربية السعودية. إذا كنت بحاجة إلى "إزالة" أو تعديل فاتورة مؤكدة، فيجب عليك القيام بذلك عن طريق إجراء عمليات استرداد ضرورية لعكس جميع المعاملات وإنشاء فاتورة جديدة. يوفر ميزان اختصارًا للفواتير لإجراء "استرداد سريع" للفواتير المؤكدة.
- عضو المنشأة: هذا هو عضو فريق المنشأة الذي أنشأ الفاتورة. يتم ملؤه تلقائيًا بواسطة النظام بناءً على المستخدم الذي أنشأ الفاتورة. إنه مفيد في التقارير والأذونات وأغراض المراجعة.
- نقطة البيع: يتم ملؤها بربط نقطة البيع التي تم إنشاء الفاتورة منها، إذا تم إنشاؤها من نقطة بيع وليس من تطبيق ميزان الرئيسي. هذا مفيد في التقارير وأغراض المراجعة.
- عرض أسعار المبيعات المرتبط: هذا رابط إلى عرض أسعار المبيعات الأصلي الذي تم استخدامه لإنشاء الفاتورة. يتم ملؤه تلقائيًا إذا تم إنشاء الفاتورة عبر تحويل عرض أسعار مبيعات.
- الإيصالات المرتبطة: لتتبع حالة دفع الفاتورة. في ميزان، الإيصالات هي سجلات منفصلة يمكن إنشاؤها بشكل مستقل عن الفواتير. يمكن ربط الفواتير بالإيصالات لتتبع دفع الفاتورة. يتم ذلك تلقائيًا عند إنشاء إيصالات أثناء إنشاء الفاتورة أو من داخل صفحة الفاتورة. ربط الإيصالات يحدث حساب "المبلغ المتبقي" على الفاتورة. يمكن ربط إيصال بشكل كامل أو جزئي بفاتورة. يمكن ربط فاتورة بإيصالات متعددة، ويمكن ربط إيصال بفواتير متعددة.
- الائتمان المرتبط: لتتبع حالة دفع الفاتورة. في ميزان، إشعارات الائتمان هي سجلات منفصلة يمكن إنشاؤها بشكل مستقل عن الفواتير. يمكن ربط "الائتمان المتاح" لإشعارات الائتمان لخصم المبلغ المستحق من الفاتورة. مشابه لكيفية ربط الإيصالات لاحتسابها كدفع للإيصال.
- المبالغ المستردة: يتم معالجة استرداد الفاتورة كإشعار ائتمان. وهو معاملة منفصلة يمكن إنشاؤها من داخل صفحة الفاتورة. يمكن أن يكون استردادًا كاملاً أو جزئيًا للفاتورة. ويمكن أن يكون له تاريخ مختلف عن الفاتورة. يتم ربط إشعار ائتمان الإرجاع بفاتورة واحدة. يمكن بعد ذلك استخدام ائتمان إشعار ائتمان الإرجاع إما لتسوية المبلغ المستحق على الفاتورة، أو يمكن استخدامه لإصدار إيصال استرداد للعميل.
المعاملات التي تنشئها فواتير المبيعات
بشكل عام، ستنشئ الفاتورة على الأقل 3 معاملات، وقد تنشئ المزيد اعتمادًا على المنتجات الموجودة في الفاتورة.
المعاملات الأساسية المتوقع إنشاؤها بواسطة فاتورة المبيعات هي:
- الذمم المدينة: يتم إنشاء معاملة مدينة على حساب الذمم المدينة للعميل.
- الإيرادات: يتم إنشاء معاملة دائنة على حساب الإيرادات لكل منتج في الفاتورة.
- الضريبة: يتم إنشاء معاملة دائنة على حساب نوع ضريبة المبيعات لكل منتج في الفاتورة.
- المخزون: إذا كانت الفاتورة المنشأة لمنتج يتم تتبعه في المخزون، يتم إنشاء معاملة دائنة على حساب المخزون لمخزن المخزون المرتبط بالفاتورة، ويتم إنشاء معاملة مدينة على حساب تكلفة البضاعة المباعة المرتبط بتعريف المنتج.