أقفال المعاملات

تساعد أقفال المعاملات في حماية سلامة بياناتك المالية من خلال منع التغييرات غير المصرح بها أو العرضية على المعاملات النهائية. ستمنع هذه الأقفال إنشاء أو تعديل أو حذف أي معاملات تنطبق عليها أي إعدادات قفل، مما يضمن الامتثال لإجراءات منشأتك المالية.

خيارات التكوين

قفل المعاملات المؤكدة

افتراضياً في ميزان، لا يمكن تعديل المعاملة المؤكدة. عند تفعيل هذا، لا يمكن أيضاً إلغاء تأكيد المعاملات المؤكدة. يحمي هذا الإعداد المعاملات النهائية من التغيير بعد تأكيدها في النظام.

استثناء واحد لهذا في ميزان حالياً هو "فواتير المبيعات"، لا يمكن أبداً إلغاء تأكيد فاتورة مبيعات بمجرد تأكيدها، حتى إذا قمت بتعطيل هذا الإعداد. هذا بسبب متطلبات الامتثال للوائح السعودية لفواتير المبيعات.

يمكنك دائماً عكس فاتورة المبيعات عبر ملاحظات الائتمان لإصدار مرتجعات الائتمان أو استردادات النقد. يوفر ميزان إجراء "استرداد سريع" على الفواتير لإجراء استردادات كاملة بسرعة إذا لزم الأمر، دون الحاجة إلى حذف السجلات.

من الأفضل عموماً عدم حذف السجلات أبداً، وعدم منح أعضاء الفريق حق الوصول لحذف السجلات، ولكن السماح بعكس المعاملات حسب الحاجة، للحفاظ على آثار التدقيق المناسبة في منشأتك.

إعدادات النطاق الزمني

• النطاق المسموح به للتاريخ المتأخر (بالأيام): يتحكم في مدى إمكانية إنشاء أو تعديل المعاملات في الماضي (الافتراضي: 500 يوم)
• النطاق المسموح به للتاريخ المستقبلي (بالأيام): يتحكم في مدى إمكانية إنشاء أو تعديل المعاملات في المستقبل (الافتراضي: 500 يوم)

تساعد هذه الإعدادات في الحفاظ على سلامة البيانات من خلال تقييد إنشاء وتعديل المعاملات إلى فترات زمنية معقولة. يمكن تعيين هذه إلى قيم أكثر صرامة إذا كانت إجراءات منشأتك المالية تتطلب ذلك.

الفترات المالية المقفلة

يتيح لك النظام تحديد فترات مالية محددة مقفلة للمعاملات. بمجرد قفل فترة، لا يمكن إنشاء أو تعديل أو حذف المعاملات التي تقع ضمن تلك الفترة الزمنية.

يمكنك استخدام هذا القفل للأشهر أو السنوات السابقة حسب الحاجة عند اكتمال التسوية وتريد التأكد من عدم إمكانية إجراء أي تغييرات على البيانات في تلك الفترات.

عند إنشاء فترة مقفلة، يمكنك تعيين ما يلي:

1. تاريخ البداية: تعيين تاريخ بداية الفترة المقفلة
2. تاريخ النهاية: تعيين تاريخ نهاية الفترة المقفلة
3. نشط: تفعيل أو تعطيل القفل. عند التفعيل، يتم تطبيق القفل. هذا مفيد إذا كنت تريد تعطيل القفل مؤقتاً لفترات معينة.

يمكنك دائماً تعديل أو حذف الفترات المقفلة حسب الحاجة لاحقاً.

أفضل الممارسات

إذا كان لديك فريق كبير وأنت قلق بشأن الأخطاء التي قد يرتكبها أعضاء الفريق، يمكنك استخدام أفضل الممارسات التالية:

1. قفل الفترات بانتظام: قفل الفترات المحاسبية بعد التسوية وإعداد التقارير المالية
2. إدارة الأذونات: تعيين قدرات التأكيد أو الحذف فقط للموظفين الموثوق بهم المصرح لهم
3. الامتثال: تكوين الأقفال لتتوافق مع إجراءات منشأتك المالية